3. Identificação dos Dados Pessoais e Objeto de Recolha

Entende-se por dados pessoais toda a informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável – “titular dos dados”. Esta definição inclui dados pessoais recolhidos offline através de atendimento direto, de dados recolhidos online nos nossos websites, páginas, aplicações, plataformas e outras aplicações acedidas ou utilizadas através de plataformas de terceiros, reconhecidos pela nossa organização.

A Tetrapi pode recolher dados pessoais que nos sejam disponibilizados diretamente, por via de preenchimento de formulários, inquéritos e outros, para o bom funcionamento dos nossos serviços e cumprimentos legais ou, de forma automática, sempre que interage connosco online, através de cookies e tecnologias de monitorização. Em particular, ao efetuar o seu registo na plataforma, aplicação ou site, na sua área reservada de acesso, ao adquirir serviços e produtos online, garante expressamente à Tetrapi o seu consentimento em usar os seus dados pessoais e endereço, bem como os dados referentes às suas solicitações e formas de pagamento.

Os dados pessoais relativos à “saúde” são classificados como “categorias especiais de dados pessoais” e beneficiam de proteção adicional sob a legislação Europeia de proteção de dados, pelo que a Tetrapi limita, tanto quanto possível, as circunstâncias em que recolhe e trata estas categorias especiais de dados. A Tetrapi apenas recolhe e trata estes dados pessoais quando nos tiver expressado o seu consentimento para o fazer.

A Unidade de Ensino da Tetrapi - Colégio do Castanheiro, no exercício das suas atividades e no âmbito da execução do contrato de prestação de serviços educativos, procede à recolha dos dados pessoais dos seus alunos, pais, encarregados de educação e representantes legais, considerados pertinentes e não excessivos para dar cumprimento à celebração e execução de contratos de prestação de serviços educativos, desempenho e progresso educativo dos alunos, nomeadamente:

I. Alunos
Dados relacionados com a identificação, género, cidadania, filiação, residência, contatos, números de identificação (cidadão, fiscal e proteção social), foto, percurso escolar, situações educativas especiais, saúde (vacinas, administração de medicamentos e outras informações consideradas relevantes). Fotografias ou imagens dos alunos só serão recolhidos na eventualidade da realização de eventos, de natureza pública ou privada e de publicações promovidos pelo Colégio, e no âmbito da respetiva atividade. Os alunos, pais, encarregados de educação e representantes legais consentem no tratamento de tais dados com a exclusiva finalidade de divulgação interna e/ou promoção da atividade do Colégio, aplicando-se, no mais, o disposto na presente Política de Proteção de Dados Pessoais e na legislação vigente em cada momento nesta matéria.

II. Pais, Representantes Legais e Encarregados (as) de Educação
Dados relacionados com a identificação, residência, contactos, profissão e outros dados, excecionalmente considerados pertinentes e que devem cumprir critérios de exatidão e atualização.

4. Finalidade e Fundamento

A recolha, tratamento, uso e divulgação dos dados pessoais fornecidos pelos seus titulares são para uso exclusivo das finalidades que constam no presente documento, obrigando-se a Tetrapi a não transmitir, divulgar ou colocar à disposição de terceiros não indicados no presente documento, exceto se: tiver obtido o consentimento expresso nesse sentido do titular dos dados; a transmissão seja efetuada no âmbito do cumprimento de uma obrigação legal; acatamento de uma ordem judicial ou outra qualquer prevista na Lei; a existência de um interesse legítimo por parte da Tetrapi como imprescindível para a execução dos fins estatutários estritamente relacionados com as suas obrigações processuais, subentendidas no domínio da sua atividade.

O tratamento de dados pessoais constitui uma evidência indispensável para formalizar uma prestação de serviços ou executar um contrato no qual o titular dos dados é, ou venha a ser parte, justificada pela natureza do vínculo funcional, sendo que, em caso algum, ficarão comprometidos os direitos como individuo do “titular”. Se o consentimento for o fundamento para esse tratamento, o titular dos dados tem o direito de retirar o seu consentimento em qualquer altura, sem que esse direito comprometa a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado nem o tratamento posterior dos mesmos dados, baseado noutra base legal.

5. Acesso aos Dados Pessoais

De modo a realizar os seus pedidos, responder às suas solicitações ou questões e colocar ao seu dispor vários instrumentos, serviços e materiais através dos nossos circuitos de comunicação, websites, aplicações e plataformas, partilhamos os seus dados pessoais com os nossos colaboradores internos, cujas funções assim determinam, e com os fornecedores de serviços externos especializados, que desempenham funções em nome da Tetrapi devidamente autorizados. O acesso aos dados pessoais são para uso exclusivo das finalidades a que estão obrigados, não podendo fazer uso para outras práticas para além das descritas na presente Política de Privacidade e vinculadas aos acordos bilaterais, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.

A Tetrapi, no estrito cumprimento do dever legal poderá ceder os dados a pedido das várias autoridades legais no âmbito de inquérito ou instrução, ou, se assim justificar-se, responder a uma emergência, deteção e proteção contra burla ou fraude e quaisquer vulnerabilidades técnicas ou de segurança.

Em todas as circunstâncias acima referidas, o seu consentimento para o processamento de dados não será especificamente solicitado, uma vez que está implícito na autorização previamente concedida.
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Na implementação das práticas decorrentes da Política de Privacidade da Empresa foram atribuídos níveis de autorização ao acesso aos dados pessoais, aos departamentos, funcionários e colaboradores da Tetrapi, referenciados ao abrigo das suas áreas de intervenção e competências. A cedência de dados pessoais a terceiros, considerados relevantes e estritamente necessários ao cumprimento das obrigações aferidas no domínio da nossa atividade, entidades públicas a que devemos esclarecimentos e entidades privadas subcontratadas que operam em áreas complementares de espacialização da nossa atividade no exercício das suas jurisdições:

• Empresas proprietárias de software para lançamento, registo e arquivo das avaliações e assiduidade dos alunos;
• Empresas proprietárias de software especializado associado aos nossos serviços;
• Empresas que albergam websites, aplicações e plataformas de serviços cloud;
• Empresas corretoras de seguros e companhia de seguros;
• Instituições bancárias;
• Comissão Nacional de Proteção de Dados;
• Ministério da Educação;
• Direção Regional de Educação;
• Autoridades com competências legislativas para garantir a aplicação do RGPD e demais legislações vigentes;
• Autoridade Tributária;
• Autoridades competentes às quais a Tetrapi se encontra juridicamente obrigado a divulgar informações no decurso de processos judiciais ou a detetar problemas técnicos e / ou de segurança;
• Autoridade Tributária;Autoridades Policiais, Entidades fiscalizadoras, Tribunais;
• Entidades públicas ou privadas com as quais a Tetrapi tenha estabelecido, ou venha a estabelecer, quaisquer relações contratuais na área da educação e no âmbito da respetiva atividade.

Realçamos que todas as entidades, designadas como terceiros, poderão ter acesso a dados pessoais obrigam-se, perante a lei, a garantir a confidencialidade e proteção dos dados no estrito cumprimento do RGPD.

6. Obrigatoriedade de Facultar Dados Pessoais

Não é obrigado a fornecer à Tetrapi os dados que solicitamos. O não fornecimento dos seus dados pessoais pode, no limite, impossibilitar-nos de prestar os serviços solicitados ou proporcionar os bens pretendidos.
Iremos informá-lo caso os seus dados pessoais sejam obrigatórios ou facultativos, marcando com um asterisco (*) as informações que são obrigatórias preencher. O não preenchimento dos dados facultativos não resultará em qualquer penalização e a divulgação de dados sensíveis nunca é solicitada sendo, inclusive, proibida.

7. Medidas de Segurança

A Tetrapi empreende todas as medidas e esforços que lhe são possíveis para proteger os seus dados pessoais de uso indevido, destruição acidental ou ilícita, interferência, perda, acesso não autorizado, modificação ou divulgação e outras formas ilegais, e tem ao seu dispor uma equipa técnica a zelar pela confidencialidade e segurança dos seus dados. Neste sentido, as medidas adotadas pela Tetrapi incluem a implementação de controlos de acesso apropriados, sistemas de segurança da informação para proteger os seus ambientes informáticos, assegurando que são encriptados, pseudonimizados e anonimizados dados pessoais sempre que possível.

As entidades externas parceiras da Tetrapi, cujos seus dados pessoais lhes são confiados, são empresas especializadas de reconhecido mérito na análise e processamentos de dados, usando nas suas práticas medidas e técnicas de segurança avançada na proteção de dados, dando garantias do cumprimento das leis e regulamentações aplicáveis, designadamente o RGPD.

No entanto, a Tetrapi não pode garantir que as medidas de segurança adotadas são capazes de impedir ou excluir qualquer risco de acesso não autorizado ou perda de dados por terceiros, por maior que seja o nível de segurança dos sistemas operativos devemos estar conscientes que, no mundo tecnológico e em acelerada evolução, a ameaça é uma constante.

8. Período de Armazenamento dos Dados Pessoais

Os seus dados pessoais serão guardados durante o prazo necessário para realização da finalidade para a qual foram recolhidos e tratados, sendo conservados permanentemente, em conformidade com o estabelecido em norma legal em vigor na matéria:

• No âmbito de faturação, os seus dados serão mantidos pelo período de 10 anos, por imperativos legais afetos às autoridades tributárias;
• Os documentos dos arquivos do Colégio estão, por lei, sujeitos a uma avaliação que tem por objetivo a determinação do seu valor para efeitos da respetiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase total ou parcialmente ativa;
• Os dados armazenados em suporte físico são acautelados mediante medidas técnicas e de organização necessárias à sua boa proteção;
• Os dados armazenados em suporte informático são acautelados através da realização de backups e as medidas de segurança tomadas para impedir acesso não autorizado aos dados incluem, nomeadamente, a utilização de firewalls, a instalação de programa antivírus e a utilização de palavras-chave complexas.

A Tetrapi compromete-se a guardar os dados identificáveis recolhidos para fins específicos, durante o mínimo tempo possível, após o qual serão tomadas medidas para os apagar definitivamente. Para o efeito, haverá uma monotorização dos dados pessoais à sua guarda e procederá ao seu apagamento de modo seguro, ou, se assim se justificar, procederá à sua anonimização, quando cessar a obrigação legal, institucional ou mercantil, para que sejam mantidos.

9. Cookies

A Tetrapi utiliza sistemas automáticos de recolha de dados como cookies, pequenos ficheiros de texto com informação relevante que o seu dispositivo de acesso (computador, telemóvel, smartphone ou tablet) carrega, através do navegador de Internet quando um site é visitado pelo utilizador e enquadram-se num dos seguintes tipos:

• Necessários - Os cookies necessários ajudam a tornar um website útil, permitindo funções básicas, como a navegação e o acesso à página para proteger áreas do website e que pode não funcionar corretamente sem estes cookies;
• Preferências - Os cookies de preferência permitem que um website memorize as informações que mudam o comportamento ou o aspeto do website, como o seu idioma preferido ou a região em que se você encontra;
• Estatísticas - Os cookies de estatística ajudam os proprietários de websites a entenderem como os visitantes interagem com os websites, recolhendo e divulgando informações de forma anónima;
• Marketing - Os cookies de marketing são utilizados para seguir os visitantes pelos websites. A intenção é exibir anúncios que sejam relevantes e apelativos para o utilizador individual e, logo, mais valiosos para os editores e anunciantes independentes.

Apenas a Tetrapi tem acesso às informações recolhidas pelos cookies, de forma coletiva e anónima, a fim de otimizar os seus serviços e os websites, plataformas e aplicações para as necessidades e preferências do utilizador e para que a preparações destas ferramentas de comunicação sejam personalizadas. A aceitação dos nossos procedimentos automáticos de recolha de dados e o uso de cookies é necessária para tirar proveito dos muitos recursos e serviços oferecidos através dos nossos sites, incluindo a reserva de serviços e aquisição de produtos. Se configurar o seu browser para bloquear ou apagar cookies, não podemos garantir que terá acesso a todos os recursos e serviços oferecidos através dos sites criados para a prestação de serviços e venda de produtos.

Pode, a qualquer instante, obter mais informações sobre cookies no seguinte hiperligação: www.allaboutcookies.org.

10. Direitos do Titular dos Dados Pessoais

Enquanto titular dos seus dados pessoais é-lhe garantido um conjunto de direitos em relação aos mesmos e ao modo como são tratados e que podem ser exercidos a qualquer momento, a saber:

• Direito de oposição: O titular dos dados tem o direito de se opor, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito, incluindo a definição de perfis nos termos do Regulamento Geral de Proteção de Dados;
• Direito à informação: O titular dos dados, mediante linguagem clara e simples, tem direito a usufruir de informação concisa, transparente, compreensível e de fácil acesso. Mais, é sua prerrogativa estar informado sobre o modo como são utilizados os seus dados pessoais, sem prejuízo de clarificação dos direitos legalmente atribuídos no âmbito Política de Privacidade;
• Direito de acesso e retificação: O titular dos dados tem direito a aceder aos seus dados pessoais, a retificar a respetiva inexatidão e/ou a completá-los caso os mesmos se mostrem incompletos;
• Direito à portabilidade: O titular dos dados tem o direito de não só receber os dados pessoais que lhe digam respeito e que tenha disponibilizado, num formato estruturado de uso corrente e de leitura automática, como transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento, com observância dos princípios previstos na lei;
• Direito ao apagamento: Sem prejuízo das obrigações legais, o titular dos dados tem direito ao apagamento dos seus dados pessoais, desde que comprovadamente solicitado ao responsável pelo seu tratamento. Caso deseje apagar os seus dados pessoais, deverá informar-nos e tomaremos as medidas tidas por convenientes para responder ao seu pedido, de acordo com os requisitos legais. Caso os dados pessoais na nossa posse deixem de ser necessários para qualquer fim e não sejamos por lei obrigados a mantê-los, desenvolveremos os nossos melhores esforços no sentido de os eliminar, destruir ou anonimizar definitivamente;
• Direito à limitação do tratamento: O titular tem o direito de limitar o tratamento dos seus dados pessoais, sem prejuízo do preceituado na legislação aplicável;
• Direito a apresentar uma reclamação à Autoridade de Controlo: O titular tem o direito de apresentar reclamação a qualquer Autoridade de Controlo sobre o modo como são tratados os seus dados pessoais;
• Direito a retirar o consentimento: Caso tenha dado o seu consentimento à utilização dos seus dados pessoais, o titular tem o direito de o retirar em qualquer momento (a retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado), sendo que, para o efeito, terá de nos comunicar a sua intenção através dos contatos abaixo indicados;
• Direitos relacionados com a tomada de decisões automatizadas: O titular dos dados tem o direito de não ser sujeito a decisões unicamente baseadas em processos automatizados que produzam efeitos legais ou outros efeitos significativos. Em particular, tem o direito de obter intervenção humana, expressar a sua opinião, obter justificação da decisão e contestá-la se assim entender.

11. Contactos

Caso tenha quaisquer questões ou preocupações sobre a presente Política de Privacidade, relacionadas com a recolha e tratamento de dados, pode contatar o responsável interno, Ricardo Santos, através dos seguintes contactos:

• Rua de São Gonçalo, n.º 113, 9500-110 Ponta Delgada;
• Tel. +351 296240800;
• E-mail: [email protected].

A Tetrapi envidará esforços para responder oportunamente às dúvidas que lhes forem comunicadas sobre a proteção de dados e a Política de Privacidade da Tetrapi Qualquer informação complementar ou aconselhamento sobre os seus direitos podem ser obtidos através da autoridade de controlo, que em Portugal é a Comissão Nacional de Proteção de Dados, e cujos dados são os seguintes:

• Rua de São Bento, n.º 148 – 3.º, 1200-821 Lisboa;
• Tel. +351 213928400;
• Fax: +351 213976832;
• E-mail: [email protected].

12. Atualização da Política de Privacidade

A Tetrapi reserva-se ao direito de alterar e atualizar regularmente a presente Política de Privacidade, adotando os procedimentos aplicáveis, para a melhor salvaguarda dos superiores interesses de quem recorre aos nossos serviços e, sempre que o fizer, a mesma será divulgada pelos meios considerados apropriados, mantendo em arquivo, como não poderia deixar de ser, as versões prévias da Política de Privacidade para que possam ser consultadas.

Ponta Delgada, 31 de março de 2020

A Administração